Protokoły

Stosownie do treści art. 104 prawa o notariacie, notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Notariusz spisuje także protokoły, w tym protokół dziedziczenia, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także - na żądanie strony stawającej - w celu stwierdzenia niestawiennictwa drugiej strony. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.

PROTOKÓŁ SPÓŁKI KAPITAŁOWEJ:

1. SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

W protokole zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników.

Zaprotokołowania przez notariusza wymagają:

• Uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dotyczące zmian umowy spółki,

• Uchwała zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dotycząca obniżenia kapitału zakładowego w trybie art. 199 § 5 ksh, 

• Uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dotyczące rozwiązania spółki z o.o. lub przeniesienia jej siedziby za granicę (art. 270 pkt. 2 ksh),

Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników.
Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów.
Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.

2. SPÓŁKA AKCYJNA

W protokole walnego zgromadzenia spółki akcyjnej stwierdza się prawidłowość zwołania walnego zgromadzenia i jego zdolność do powzięcia uchwał oraz wymienia się powzięte uchwały, a przy każdej uchwale: liczbę akcji, z których oddano ważne głosy, procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym, łączną liczbę ważnych głosów, liczbę głosów "za", "przeciw" i "wstrzymujących się" oraz zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu dołącza się listę obecności z podpisami uczestników walnego zgromadzenia oraz listę akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Wszystkie uchwały walnego zgromadzenia powinny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza w formie aktu notarialnego.

Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu. Powyższy zakaz nie dotyczy spółki publicznej.

Podstawowe dokumenty i informacje niezbędne do przygotowania przez notariusza protokołu:

1. dane z dowodu osobistego przewodniczącego
2. umowa/statut spółki lub zmiany tej umowy/statutu z ostatnim tekstem jednolitym umowy/statutu spółki,
3. zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia, proponowana treść podejmowanych uchwał, porządek obrad, pełnomocnictwa.

PROTOKÓŁ WSPÓLNOTY MIESZKANIOWEJ:

Stosownie do postanowień ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tj.: Dz.U. z 2000r., Nr 80, poz. 903 ze zm.):

1. jeśli właściciele lokali w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określili sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności powierzyli zarząd osobie fizycznej albo prawnej, to zmiana tak ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić jedynie na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza w formie aktu notarialnego,

2. do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu tj:
a) zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
b) udzielenia zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego,
c) udzielenia zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,
d) dokonania podziału nieruchomości wspólnej,
e) nabycia nieruchomości,
potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu zaprotokołowana przez notariusza w formie aktu notarialnego. 

INNE PROTOKOŁY

Notariusz może sporządzić protokół również w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Można wśród nich wymienić:
 

• protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu

• protokół dziedziczenia

• protokół z otwarcia strony internetowej

• protokół z odczytania krótkich wiadomości tekstowych sms

• protokół dotyczący stawiennictwa lub niestawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń